Десять шагов: IT-подготовка к реорганизации бизнеса

Любая форма трансформации бизнеса, будь то M&A, разделение или смена организационно-правовой формы, обязательно требует изменений на уровне IT-ландшафта. Исполнительный директор ALP Group Александр Казеннов рассказывает, как подготовить учетные системы к реорганизации и сколько времени стоит отвести под этот процесс.

В последние годы рынок корпоративных реорганизаций переживает настоящий бум. Крупные компании, а также представители среднего бизнеса активно проводят сделки слияний и поглощений, реструктурируют свои организации или изменяют бизнес-модели для повышения конкурентоспособности и оптимизации ресурсов. В 2025 году нас может ждать объединение Honda и Nissan, возможное разделение Intel из-за кризиса и Google из-за монополии. Впрочем, реструктуризация характерна и для гораздо менее крупных игроков рынка.

IT — всему голова

Когда речь заходит о реорганизации, компании традиционно фокусируются на изменении структуры, подходов, состава персонала или финансовой модели. Однако в процессе этих изменений немалую роль играет не только управленческая и кадровая составляющая, но и грамотная подготовка учетных систем, которая зачастую становится решающим фактором успешной трансформации бизнеса.

Сегодня организационные изменения практически невозможны без должной поддержки со стороны технологий даже для представителей среднего бизнеса. Именно IT-системы обеспечивают интеграцию новых бизнес-процессов, поддержку эффективного обмена информацией, а также дают возможность оптимизировать управление ресурсами и данными, обеспечивая правильное функционирование всей реорганизуемой структуры.

Для того чтобы бизнес смог адаптироваться к изменениям, его IT-системы должны быть подготовлены заранее. В противном случае процесс реорганизации рискует столкнуться с технологическими преградами, потерей данных или даже полным выходом из строя критически важных платформ, что в свою очередь может повлиять на финансовые результаты и репутацию компании.

Подготовка систем к масштабной трансформации бизнеса требует значительных усилий и времени. На полноценную подготовку и адаптацию кастомных учетных систем в компании среднего масштаба потребуется порядка 6 месяцев, а в крупном холдинге — не менее 12 месяцев. Это не только время для анализа и настройки текущих систем, но и для корректного планирования миграции данных, выбора новых инструментов и переноса бизнес-процессов в новую среду.

План действий по подготовке IT-систем

1. Аудит ландшафта
Прежде всего, команде необходимо провести полный аудит текущих IT-систем и инфраструктуры. Это включает в себя не только оценку состояния серверов, рабочих станций и сетевой инфраструктуры, но и анализ используемого программного обеспечения, баз данных, а также текущих процессов управления данными. Аудит позволит понять, какие компоненты можно оставить, а какие потребуют модернизации или замены. Главное, на данном этапе:

а) собрать технические и бизнес-требования, определить требуемые потоки данных и скорость выполнения операций, метрики по новому количеству пользователей и роботов;

б) проанализировать, какой ландшафт систем, серверов и сервисов должен удовлетворить данные требования с оглядкой на уже имеющиеся ресурсы;

в) определить, что можно переиспользовать или что выгоднее доработать, докупив или «докрутив» недостающие компоненты.

2. Закладывание адекватных сроков и планирование ресурсов
Важно не только выделить время на выполнение необходимых действий, но и обеспечить достаточное количество ресурсов. Подготовка IT-систем — это сложный и многоступенчатый процесс, не замыкающийся на IT-отделе и требующий согласования с другими подразделениями компании, включая HR, финансовый отдел и юридическую службу. Также стоит заранее планировать затраты на доработку существующих решений или внедрение новых с учетом инфляции и непредвиденных негативных сценариев на рынке. Здесь нам в помощь вся методология Waterfall.

3. Миграция первичных данных
Одним из самых сложных этапов является перенос накопленных данных — от бухгалтерских отчетов и налоговых деклараций до истории всех взаиморасчетов и базы контрагентов с оценкой их надежности. Важно тщательно спланировать этот процесс, чтобы избежать потери информации, повреждения или неполноценности данных. Миграция должна быть поэтапной, с созданием резервных копий и тестированием на каждом этапе.

Рекомендую при этом тщательно подходить к переносимым данным. Не стоит в новый ландшафт перетаскивать заведомо «кривые» данные, просто потому что так проще выполнить обмен. Данные имеет смысл заранее профильтровать перед перегрузкой, удалив или исправив в них любые исторические ошибки. Как правило, пользователи систем однозначно могут сообщить, какая информация в общем массиве данных максимально достоверна, а какая — не очень.

4. Настройка потоков данными между системами
Реорганизация бизнеса часто подразумевает объединение нескольких существующих IT-структур. Важно обеспечить корректный обмен данными между различными учетными системами, чтобы информация могла передаваться без потерь и ошибок. Для этого необходимо провести настройку интерфейсов и API.

Здесь, с точки зрения практики, всё весьма вариативно: если в системе уже есть готовые интеграционные API, то большая часть современных корпоративных шин данных позволит быстро наладить обмен. Но скорее всего ландшафт будет сильно разрозненным без наличия универсальных интеграционных API, либо потребует иначе агрегировать или трансформировать данные по сравнению с прошлым. Аналитикам стоит внимательно изучить и составить требования к обмену информацией и взаимодействиям к системам для корректной настройки правил и способов миграции данных техническими специалистами и/или разработчиками. Обязательно, как и на всех этапах, перед внедрением в рабочем режиме новых обменов, необходимо всё тщательно проверить в тестовых контурах.

5. Обеспечение безопасности данных
Параллельно с процессом миграции необходимо уделить внимание безопасности данных и настройке доступов. Особенно это важно при интеграции новых бизнес-процессов и систем, поскольку нарушение безопасности может привести к утечке конфиденциальной бизнес-информации и персональных данных, что может повлечь за собой юридические последствия. Пожалуйста, проверьте ролевые модели и полномочия в системах как для обычных пользователей, так и для программных роботов, регламентных заданий и служебных скриптов, а также проверьте/выполните настройки средств мониторинга и обеспечения сетевой и стационарной безопасности. Это важно.

6. Управление данными
С ростом объема информации, с которой работает компания, важность правильного управления данными возрастает. Объединение учетных систем нескольких компаний потребует внедрения инструментов для оптимизации хранения данных, их классификации и анализа. Это позволит не только ускорить процессы обработки информации, но и снизить затраты на хранение и поиск данных. В случае объединения компаний из разных юрисдикций или выхода юридического лица на зарубежный рынок важно также заложить в систему конвертацию всех числовых данных, включая валюты, даты, меры объема, веса и расстояния. С этой задачей помогут справиться системы класса MDM (Master Data Management). 

7. Адаптация IT-систем под изменения бизнес-процессов
Реорганизация бизнеса почти всегда подразумевает изменение внутренних процессов и структур. Функциональность IT-систем должна быть адаптирована под новые требования, что может включать настройку новых рабочих процессов, изменений в управлении проектами и документацией, а также модификацию существующих функциональных возможностей программного обеспечения. Если у вас по каким-то причинам не было развитой службы управления изменениями, это тот самый повод на этом шаге её создать. В службу обязательно должны как минимум войти эксперты и методологи по учетным системам, архитекторы и владельцы продуктов, владельцы бюджетов и эксперты по безопасности.

8. Внедрение нового софта
В зависимости от характера реорганизации просто доработки существующих решений может быть недостаточно, и тогда потребуется полноценное внедрение нового программного обеспечения. Это могут быть более комплексные системы управления бизнес-процессами (ERP), CRM-системы, аналитические платформы или специализированные решения для конкретных нужд. Важно заранее выбрать подходящее ПО, а также обеспечить его интеграцию с уже существующими решениями. Сам по себе процесс внедрения типичен для такого рода проектов перехода с одного продукта на другой или внедрения новой системы в уже существующий ландшафт корпорации.

9. Настройка динамических соединений
При реорганизации важно не только эффективно интегрировать существующие системы, но и настроить их так, чтобы они могли динамично взаимодействовать друг с другом в условиях изменяющихся реалий бизнеса и обмениваться историческими данными, собранными за предыдущие годы. Это может потребовать создания новых связей между различными платформами, настройки динамических соединений с базами старых систем через специальные API-запросы или переноса кубов данных в новый IT-ландшафт, а также внедрения инструментов для автоматического обновления и синхронизации данных. Существующие скорости при передаче данных и API позволяют безболезненно для производительности систем выполнять такие соединения.

10. Обслуживание баз данных
Наконец, с увеличением объемов данных и усложнением инфраструктуры требуется постоянное обслуживание и мониторинг баз данных. В процессе реорганизации важно обеспечить регулярное обновление и оптимизацию баз данных для повышения производительности, предотвращения сбоев в работе и масштабируемости бизнеса.

Только при должном внимании к технологической составляющей новому юридическому лицу удастся избежать рисков, ускорить процессы интеграции и модернизации, а также обеспечить бесперебойную работу в условиях изменений. Важно помнить, что успешная адаптация бизнес-процессов невозможна без надежной технологической базы, которая должна быть подготовлена и настроена заранее.